Heb je binnenkort een slecht nieuws gesprek dat je met je medewerker gaat voeren? Een onderwerp van een slecht nieuws gesprek kan zijn dat deze medewerker ontslagen wordt of dat je ontevreden bent over zijn/haar functioneren. Het kan ook een gesprek zijn dat je met een klant aangaat, omdat je moet vertellen dat er niets is dat je kan doen voor deze klant. Hoe pak je zo’n gesprek aan?Het is nooit leuk om slecht nieuws te brengen. Ook is het nooit leuk om slecht nieuws te ontvangen. Het kan zijn dat jij als brenger niet achter de boodschap staat. Hoe zakelijk zo’n gesprek ook is, er is altijd sprake van emotie bij zowel de ontvanger als de brenger van het nieuws.
Slecht nieuws gesprek voeren: zo pak je het aan
Het voeren van een slecht nieuws gesprek is nooit makkelijk. Of het nu gaat om het bespreken van ontslag, een negatief beoordelingsgesprek of het melden van een andere tegenslag, het is belangrijk om dit zorgvuldig en empathisch aan te pakken. Een goed gesprek kan veel spanning wegnemen en duidelijkheid geven, wat voor alle betrokkenen het beste is.
Daarnaast is het vaak ook een moment waarop signalen over ziekteverzuim naar voren kunnen komen. Daarom is het waardevol om niet alleen aandacht te besteden aan het gesprek zelf, maar ook aan hoe je als leidinggevende ziekteverzuim onder controle kunt houden. In mijn blog 5 tips om ziekteverzuim onder controle te krijgen vind je praktische handvatten om ziekteverzuim effectief te managen en te voorkomen dat het escaleert.
Door deze twee onderwerpen te combineren, vergroot je jouw vaardigheden in het omgaan met lastige situaties op de werkvloer en creëer je een gezonde en transparante werkomgeving.
Valkuilen van het slecht nieuws gesprek
Er zijn een aantal valkuilen die je kan voorkomen als je je er bewust van wordt, dit zijn:
- Het gesprek uitstellen
- Schriftelijk mededelen
- Het nieuws minder erg maken dan het is
- Hang yourself methode: suggestieve vragen stellen, waarop de ontvanger de conclusie trekt
- Medewerker geen gelegenheid geven om emotie te verwerken
- Jezelf rechtvaardigen
- Geen rekening houden met de emoties van de medewerker
Structuur van het slecht nieuwsgesprek
Een slecht nieuwsgesprek doorloop je het beste in vijf duidelijke fasen:
1. Inleiding
Houd de inleiding kort, zakelijk en in een formele setting. Leg beknopt uit wat de aanleiding is voor het gesprek, zodat de ander weet waar het over gaat zonder direct onnodige spanning te creëren. Bijvoorbeeld:
“Ik wil vandaag met je praten omdat je contract over twee maanden afloopt.”
2. Mededeling van het slechte nieuws
Breng het slechte nieuws helder en zonder aarzeling over, op een zakelijke en respectvolle manier. Noem de belangrijkste redenen kort en duidelijk, en laat de ernst van de boodschap ook blijken in je lichaamstaal. Bijvoorbeeld:
“Ik heb besloten jouw contract niet te verlengen. Dit is voornamelijk vanwege het negeren van twee klanten en de conflicten die daardoor zijn ontstaan. Dit heeft mij doen besluiten om niet verder met je door te gaan.”
3. De ander ruimte geven om te verwerken
Geef de medewerker de tijd om het nieuws te verwerken. Respecteer hun reactie, maar blijf wel bij het genomen besluit. Toon empathie door goed te luisteren, de gevoelens te benoemen en samen te vatten wat er gezegd wordt. Bijvoorbeeld:
“Ik begrijp dat dit onverwacht voor je is. Ik zie dat je verdrietig bent en ook boos. Dat is heel begrijpelijk.”
4. Helpen zoeken naar oplossingen
Afhankelijk van de emotionele reactie kan het nodig zijn om dit onderdeel uit te stellen. Plan dan een vervolggesprek op korte termijn om samen naar mogelijke oplossingen of vervolgstappen te kijken. Maak duidelijk dat je bereid bent mee te denken en te ondersteunen in dit proces.
5. Afspraken maken
Sluit het gesprek af met concrete afspraken over het vervolgtraject. Leg duidelijk vast wat jij gaat doen en wat je van de ander verwacht. Dit zorgt voor helderheid en voorkomt misverstanden.
Meer informatie over het voeren van moeilijke gesprekken en tips om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, vind je bijvoorbeeld op de website van Arbo Unie.
